E‑Rechnung: Zen­tra­ler Rech­nungs­ein­gang (ZRE)

Kos­ten­los kön­nen E‑Rechnung z.B. über cosinex oder xrechnung.io erstellt wer­den.
Die Stu­die­ren­den­schaft über nimmt für die Wei­ter­lei­tung und die Dienst­leis­tung von cosinex oder xrechnung.io kei­ne Verantwortung.

Eine elek­tro­ni­sche Rech­nung ist laut ERe­ch­V­OBW eine Rech­nung, wel­che in einem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mat aus­ge­stellt, über­mit­telt und emp­fan­gen wird und das For­mat die auto­ma­ti­sche und elek­tro­ni­sche Ver­ar­bei­tung des Doku­ments ermöglicht.

Ein Bei­spiel für eine E‑Rechnung sehen sie hier.

Rech­nun­gen wie z.B. im pdf-For­mat sind kei­ne E‑Rechnungen nach die­ser Vorschrift.

Die Leit­weg-ID ist eine Pflicht­an­ga­be in der E‑Rechnung. Nur mit der Anga­be der Leit­weg-ID kann die E‑Rechnung über den zen­tra­len Rech­nungs­ein­gang bei https://service-bw.de/erechnung der Hoch­schu­le Heil­bronn zuge­ord­net wer­den. Nur mit der Anga­be der Leit­weg-ID kann die Bezah­lung einer Rech­nung ange­sto­ßen werden.

Sie über­mit­teln die E‑Rechnung über den zen­tra­len Rech­nungs­ein­gang bei https://service-bw.de/erechnung unter Anga­be der Leit­weg-ID, damit die Rech­nung auch der Stu­die­ren­den­schaft der Hoch­schu­le Heil­bronn zuge­ord­net wer­den kann.

E‑Rechnungen wer­den nur in die­sen struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen Rech­nungs­for­ma­ten unterstützt:

• XML-Doku­ment im Stan­dard X‑Rechnung oder kon­form zur EU-Norm 16931

• PDF-Doku­ment im For­mat ZUGFeRD 2.0 (PDF mit ein­ge­bet­te­tem, struk­tu­rier­ten XML­Do­ku­ment, das der EU-Norm entspricht)

Die Inhal­te einer E‑Rechnung sind ver­pflich­tend mit der Bank­ver­bin­dung, den Zah­lungs­be­din­gun­gen, der E‑Mailadresse des Rech­nungs­stel­lers oder Rech­nungs­sen­ders, den umsatz­steu­er­recht­li­chen Rech­nungs­be­stand­tei­len und der Leitweg-ID.

Es wird davon aus­ge­gan­gen, dass die gän­gi­ge Buch­hal­tungs­sys­te­me in nächs­ter Zeit Funk­tio­na­li­tä­ten zur Erzeu­gung von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen im Stan­dard XRech­nung anbie­ten wer­den. Alter­na­tiv bie­ten ver­schie­de­ne Anbie­ter den Unter­neh­men die Erstel­lung einer E‑Rechnung an.

Die E‑Rechnung kann mit der erfor­der­li­chen Leit­weg-ID an die E‑Mailadresse rech­nung∂service-bw.bwl.de“>rech­nung∂service-bw.bwl.de versandt wer­den.

Wei­te­re Infor­ma­tio­nen über den zen­tra­len Rech­nungs­ein­gang kön­nen Sie unter https://service-bw.de/erechnung einsehen.

Die Erstel­lung und Über­mitt­lung von E‑Rechnungen aus dem Nicht-EU-Aus­land ist nach § 3 Abs. 4 ERe­ch­V­OBW nicht ver­pflich­tend, wenn der Rech­nungs­stel­ler nicht über die erfor­der­li­chen tech­ni­schen Mög­lich­kei­ten verfügt.

Ab dem 01.01.2026 dür­fen unab­hän­gig vom Rech­nungs­be­trag aus­schließ­lich E‑Rechnungen ange­nom­men werden.

Die E‑Rechnungen sol­len künf­tig nach § 8 ERe­ch­V­OBW von der Aus­stel­lung bis zur Archi­vie­rung medi­en­bruch­frei ver­ar­bei­tet werden.

Das Ser­vice­por­tal service-bw.de nimmt die E‑Rechnungen für Ein­rich­tun­gen des Lan­des zen­tral an. Bei der Über­mitt­lung über das Ser­vice­por­tal wer­den die Inhal­te der E‑Rechnung auf Voll­stän­dig­keit oder auf Schad­pro­gram­me geprüft.

Rech­nun­gen bis ein­schließ­lich 1.000 € net­to wer­den bis zum 31.12.2025 in die­ser Form ange­nom­men. Ab 01.01.2026 dür­fen aus­schließ­lich E‑Rechnungen ange­nom­men werden.

Die Rech­nun­gen bis ein­schließ­lich 1.000 € net­to wer­den bis 31.12.2025 als pdf etc. ange­nom­men unter:

Haus­halt der Stu­die­ren­den­schaft der Hoch­schu­le Heil­bronn: haus­halt∂asta.hs-heilbronn.de

Bei tech­ni­schen Fra­gen zum zen­tra­len Rech­nungs­ein­gang für E‑Rechnungen wen­den Sie sich bit­te an: ser­vice-bw∂im.bwl.de“>ser­vice-bw∂im.bwl.de oder der Ser­vice-Hot­line: 0711/21 844 599